Finanzas Comerciales
Saber cómo organizar un trabajo, ponerle precio, controlar el dinero y pagar los impuestos es lo que mantiene vivo a un negocio de contratista. Este capítulo recorre la gestión del efectivo, la estimación, los estados financieros y las reglas fiscales federales y de California que todo contratista con licencia debe comprender.
Cada nota de estudio de abajo está plegada. Abre un título para leerla completa — no se ha acortado nada.
Gestión del Flujo de Efectivo
El flujo de efectivo es el momento en que entra el dinero frente al momento en que sale, y es algo distinto de la ganancia. Un trabajo puede ser rentable en el papel y aun así dejarlo sin efectivo, porque debe pagar mano de obra, materiales y equipo semanas o meses antes de que el dueño le pague. Ese desfase de tiempo es la causa más común de que fracasen contratistas que por lo demás son saludables. La solución es la previsión: proyecte sus cobros y pagos esperados semana por semana para poder anticipar un déficit y conseguir un depósito, un pago por avance o una línea de crédito antes de que se convierta en una crisis.
Turning a balance into days
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La regla
Both collection days and payment days divide a balance by the annual flow it belongs to and multiply by 365: receivables against credit sales, payables against cost of goods sold.
Cuándo aplica — y cuándo no
- Receivable days pair with annual credit sales. Payable days pair with annual cost of goods sold. Pairing a balance with the wrong flow gives a number that means nothing.
- These are year-long averages. One slow customer barely moves them; a change in how you bill or when you pay moves them a lot.
- Days of inventory is a third, separate figure. It belongs to the cash conversion cycle, not to either of these two calculations.
Contraste resuelto
days = (balance / annual flow) x 365
| Days sales outstanding | (average accounts receivable / annual credit sales) x 365 |
| Days payable outstanding | (average accounts payable / annual cost of goods sold) x 365 |
| Cash conversion cycle | days sales outstanding + days inventory - days payable outstanding |
Ejemplo resuelto — cifras supuestas
Suppose receivables stand at $250,000 against $1,825,000 of annual credit sales: $250,000 ÷ $1,825,000 × 365 is 50 days to collect.
Confusiones frecuentes
- A term you agreed to, net 30 or net 60, is not the same as the days you actually wait or actually take.
- Receivable days use sales in the denominator; payable days use cost, because that is what the payables were incurred to buy.
- Stretching payment days improves cash on paper and strains the supplier relationship at the same time.
Fuente: SEC, Beginners' Guide to Financial Statements · CSLB, Law and Business Examination Study Guide, content outline (13E-LAW, rev. 03-2026)
The down payment ceiling
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La regla
On a California home improvement contract the down payment may not exceed $1,000 or 10 percent of the contract amount, whichever is less.
Cuándo aplica — y cuándo no
- The cap is on what the owner hands over before work starts. Later payments follow the schedule of payments and may not run ahead of the work performed.
- Finance charges are excluded from the contract price used for the 10 percent test.
- CSLB applies the same ceiling to a swimming pool job. There is no separate, lower pool figure in the current rule.
- The prohibition is in Bus. & Prof. Code section 7159.5(a)(3). Section 7159(d)(8)(C) is the all-caps notice carrying the same figures inside the contract itself.
Contraste resuelto
| $8,000 contract | 10 percent is $800, which is less than $1,000, so $800 is the ceiling |
| $50,000 contract | 10 percent is $5,000, so the $1,000 figure is the ceiling |
| Swimming pool contract | same ceiling: $1,000 or 10 percent, whichever is less |
Confusiones frecuentes
- Whichever is less, not whichever is greater. On a large contract the dollar figure binds; on a small one the percentage does.
- The ceiling is on what the owner pays over, not on what the contractor has already spent on materials.
Fuente: Bus. & Prof. Code section 7159.5(a)(3) · Bus. & Prof. Code section 7159(d)(8)(C) · CSLB, Learn About Home Improvement Contracts
Costeo de Obras: Costos Directos vs. Gastos Generales
El costeo de obras consiste en controlar exactamente cuánto le cuesta cada proyecto para saber si realmente generó dinero. Los costos directos (también llamados costos de obra o costo de ventas) son gastos que puede vincular a un trabajo específico: la mano de obra, los materiales, el alquiler de equipo, los permisos y los subcontratistas de ese trabajo. Los gastos generales son los costos de operar el negocio en su conjunto y no pueden vincularse a un solo trabajo: alquiler de oficina, sueldo del contador, seguros, el pago de su camioneta, publicidad y tarifas de licencia. Cada trabajo debe cargar una parte de los gastos generales, o el negocio pierde dinero aunque cada trabajo individual parezca rentable.
Estimación: Recargo (Markup) vs. Margen
El recargo y el margen agregan dinero sobre el costo, pero se calculan a partir de bases distintas y es fácil confundirlos. El recargo es la cantidad que se suma al costo, expresada como porcentaje del costo: precio = costo x (1 + recargo). El margen (margen de ganancia bruta) es la ganancia expresada como porcentaje del precio de venta: margen = (precio - costo) / precio. Para convertir, margen = recargo / (1 + recargo), y recargo = margen / (1 - margen). Ejemplo: un trabajo le cuesta $10,000 y aplica un recargo del 25%, así que cobra $12,500. Su ganancia es $2,500, pero como margen eso es solo $2,500 / $12,500 = 20%. Un recargo del 25% NO es un margen del 25%; ponerle precio como si lo fuera es una forma clásica de cotizar demasiado bajo.
Markup is on cost, margin is on price
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La regla
Markup is measured against cost and margin against the selling price, so for the same job the margin percentage is always the smaller of the two.
Cuándo aplica — y cuándo no
- Use markup when you are building a price up from an estimate. Use margin when you are checking what share of a price already agreed is profit.
- For the same job the margin is always the smaller of the two numbers, because the selling price is always larger than the cost.
- Gross margin and net profit margin share the same denominator, revenue, but net profit margin also has overhead taken out of the numerator.
Contraste resuelto
markup = margin / (1 - margin); margin = markup / (1 + markup)
| 25% markup on cost | 20% margin on the selling price |
| 20% margin on the selling price | price = cost / 0.80, which is a 25% markup on cost |
| Gross margin | (price - job costs) / price |
| Net profit margin | net profit / revenue, after overhead as well as job costs |
Ejemplo resuelto — cifras supuestas
Suppose a job costs $100 and is marked up 25%: the price is $125, and the $25 of profit is only a 20% margin on that price.
Confusiones frecuentes
- Adding 20% to a cost and taking a 20% margin off a price produce two different prices, and the first one leaves less profit.
- A markup percentage and a margin percentage that read the same are not the same money.
- Net profit margin is not gross margin; overhead comes out before the net figure.
Fuente: SEC, Beginners' Guide to Financial Statements · CSLB, Law and Business Examination Study Guide (13E-LAW, rev. 03-2026)
Gastos Generales: Costos Fijos vs. Variables
Dentro de los gastos generales conviene separar los costos fijos de los variables. Los costos fijos se mantienen casi iguales sin importar cuánto trabajo haga: alquiler de oficina, seguro de responsabilidad, tarifas de licencia y fianza, personal de oficina asalariado. Los costos variables suben y bajan con el volumen de trabajo: combustible, mano de obra de campo por hora, materiales y tarifas de desecho. Entender esta división importa porque los costos fijos deben cubrirse todos los meses incluso en temporada baja, mientras que los costos variables se reducen cuando hay poco trabajo. Conocer sus gastos generales fijos mensuales le indica los ingresos mínimos que debe producir solo para mantener las puertas abiertas.
Overhead: classify it, budget it, subtract it
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La regla
A cost you cannot charge to one identified job is overhead: you budget it as a share of revenue, and you subtract it after job costs to reach net profit.
Cuándo aplica — y cuándo no
- Direct costs are the labor, materials, subcontractors, permits and equipment that belong to one identified job.
- Overhead runs whether or not a job is running: office rent, insurance, license renewal, administrative pay, advertising.
- Fixed versus variable is a second, separate split. Materials are variable, office rent is fixed, and both splits can describe the same dollar.
Contraste resuelto
| Concrete and lumber bought for an active job | Direct cost, and variable with the volume of work |
| Office rent, liability premium, CSLB renewal fee | Overhead, and fixed regardless of the volume of work |
| Depreciation on a car for general use by sales staff | General and administrative costs, not direct job costs |
| Net profit | revenue - job costs - overhead |
Ejemplo resuelto — cifras supuestas
Suppose a company expects $1,000,000 of revenue and budgets overhead at 18% of it: that is $180,000 to recover across the year's jobs, and it comes off after job costs, not before.
Confusiones frecuentes
- A liability premium rated on payroll still counts as overhead, because it cannot be assigned to one project.
- Gross profit stops at job costs. Net profit is what is left after overhead comes out as well.
- Budgeting overhead as a percent of revenue is not the same calculation as an overhead rate applied to direct costs.
Fuente: CSLB, Law and Business Examination Study Guide, sample question 3 (13E-LAW, rev. 03-2026) · SEC, Beginners' Guide to Financial Statements
Analisis del Punto de Equilibrio
El punto de equilibrio es el nivel de ventas en el que los ingresos totales igualan exactamente los costos totales, de modo que la ganancia es cero. Por debajo de el pierde dinero; por encima obtiene ganancia. La formula es: ventas de equilibrio = costos fijos / (1 - razon de costo variable), donde la razon de costo variable es los costos variables divididos entre las ventas. Ejemplo: su empresa tiene $8,000 de costos fijos mensuales, y los costos variables son 60 centavos por cada dolar de ingreso (una razon de costo variable de 0.60). Ventas de equilibrio = $8,000 / (1 - 0.60) = $8,000 / 0.40 = $20,000 al mes. Debe facturar $20,000 cada mes antes de ganar un dolar de ganancia; la diferencia 1 - 0.60 = 0.40 es el margen de contribucion, la parte de cada dolar de venta que queda para cubrir los costos fijos.
Presupuesto, Planificacion y Variacion Presupuestaria
Un presupuesto es un plan escrito que estima los ingresos y gastos que espera durante un periodo futuro, generalmente un ano dividido en meses. Convierte las metas en numeros para que pueda decidir si puede costear equipo, contrataciones o publicidad. Una variacion presupuestaria es la diferencia entre lo que presupuesto y lo que realmente ocurrio. Una variacion favorable significa que gasto menos o gano mas de lo planeado; una variacion desfavorable significa lo contrario. El objetivo del analisis de variaciones no es asignar culpas sino encontrar la causa a tiempo: una variacion creciente en materiales, por ejemplo, puede indicar que es hora de volver a fijar los precios de sus cotizaciones.
El Balance General
Un balance general es una instantánea de lo que un negocio posee y debe en una fecha específica. Se construye sobre la ecuación contable fundamental: activos = pasivos + capital del propietario. Los activos son cosas de valor que la empresa posee: efectivo, cuentas por cobrar, herramientas, vehículos, inventario. Los pasivos son lo que la empresa debe: cuentas por pagar, préstamos, impuestos no pagados. El capital del propietario es lo que quedaría para el dueño si se vendieran todos los activos y se pagaran todas las deudas; es la participación del dueño en el negocio. Los dos lados siempre cuadran: cada dólar de activos está financiado por una deuda o por el propietario.
El Estado de Resultados y el Estado de Flujo de Efectivo
El estado de resultados (también llamado estado de pérdidas y ganancias) cubre un periodo de tiempo y muestra si obtuvo ganancia: los ingresos menos el costo de ventas dan la ganancia bruta, y la ganancia bruta menos los gastos generales y otros gastos dan la ganancia neta. El estado de flujo de efectivo también cubre un periodo y muestra dónde se movió realmente el efectivo: de las operaciones, de las inversiones y del financiamiento. Los dos responden preguntas distintas: el estado de resultados dice si el negocio fue rentable, mientras que el estado de flujo de efectivo dice si el negocio realmente tuvo efectivo en mano. Una empresa puede mostrar ganancia neta y aun así quedarse peligrosamente baja de efectivo.
Contabilidad de Efectivo vs. Devengado; Porcentaje de Avance
Hay dos métodos contables básicos. Con la contabilidad de base de efectivo se registran los ingresos cuando realmente se recibe el dinero y los gastos cuando realmente se pagan: simple, y común entre los contratistas pequeños. Con la contabilidad de base de devengado se registran los ingresos cuando se ganan y los gastos cuando se incurren, sin importar cuándo cambia de manos el efectivo: requerida por GAAP y por muchos negocios más grandes o incorporados. Para proyectos de construcción largos, de varios años, la contabilidad de devengado suele usar el método de porcentaje de avance: se reconoce el ingreso gradualmente a medida que el trabajo progresa. Si un contrato de $400,000 está 30% completo, se registran $120,000 de ingreso para ese periodo en lugar de esperar al pago final, lo que da una imagen mucho más precisa de un trabajo en curso.
The period the work belongs to
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La regla
Accrual accounting books income and cost in the period the work happens, not when the cash moves, and an asset's cost is spread across its useful life instead of expensed at purchase.
Cuándo aplica — y cuándo no
- Cash basis is the alternative: income the year you receive it, expense the year you pay it. Many small contractors use it.
- Percentage of completion is for long contracts. The percentage itself can be measured by cost incurred against estimated total cost.
- Straight-line depreciation subtracts salvage value from the basis first, then divides by useful life.
Contraste resuelto
| Cash basis | income when received, expense when paid |
| Accrual basis | income when earned, expense when incurred |
| Percentage of completion | contract value x percent complete |
| Straight-line depreciation | (cost - salvage value) / useful life |
Ejemplo resuelto — cifras supuestas
Suppose a $200,000 contract is 40% complete at the end of the period: under percentage of completion, $80,000 of revenue is earned now, whatever has been billed or collected so far.
Confusiones frecuentes
- Revenue recognized under percentage of completion is not the amount billed and not the amount collected.
- Salvage value is subtracted before dividing. Adding it, or ignoring it, gives a different annual figure.
- Percent complete measures the work done, not the share of the contract price you have already been paid.
Fuente: IRS Publication 538, Accounting Periods and Methods · IRS Publication 946, How To Depreciate Property · IRS Publication 946, How To Depreciate Property (salvage value)
Impuestos Federales y Estatales
Un contratista con empleados necesita un Número de Identificación del Empleador (EIN) federal del IRS para presentar impuestos comerciales, manejar la nómina y abrir cuentas bancarias comerciales. Los trabajadores deben clasificarse correctamente: un empleado recibe un W-2 que muestra los salarios y los impuestos retenidos, mientras que un verdadero contratista independiente al que se le paguen $600 o más en un año recibe un 1099-NEC y paga su propio impuesto de trabajo por cuenta propia. Como no se retiene impuesto de sus propios retiros, los contratistas autónomos y las corporaciones deben hacer pagos de impuestos estimados trimestrales: federales al IRS, de California a la Junta de Impuestos de Franquicias, generalmente con vencimiento el 15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre y 15 de enero. En California, el empleador también se registra para obtener un Número de Cuenta del Empleador con el Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD) para reportar salarios y pagar los impuestos estatales sobre la nómina.
Which number, which form
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La regla
A business that hires gets a federal Employer Identification Number to report and deposit payroll taxes, and issues a Form W-2 to each employee at year end showing wages and tax withheld.
Cuándo aplica — y cuándo no
- A non-employee paid for services gets a Form 1099-NEC instead. For tax years beginning after 2025 that reporting threshold is $2,000, raised from the $600 figure older materials still carry.
- Form W-9 travels the other way: the payer collects it from the payee to get the taxpayer identification number the 1099-NEC will carry.
- California payroll needs a second registration, an employer account number with the Employment Development Department, on top of the federal EIN.
Contraste resuelto
| Form W-2 | issued by the employer to each employee: wages paid and tax withheld |
| Form 1099-NEC | issued to a non-employee paid at least $2,000 for services (tax years beginning after 2025) |
| Form W-9 | collected from the payee; it supplies the taxpayer identification number |
| Employer Identification Number | the federal tax ID the business uses to report and deposit payroll taxes |
Confusiones frecuentes
- The W-2 goes to an employee; the 1099-NEC goes to someone who is not your employee. The worker's status decides the form.
- A CSLB license number identifies you for licensing. It is never a federal tax identification number.
- Personal identifiers, an SSN or an ITIN, identify an individual rather than the business that files the payroll returns.
Fuente: IRS, About Form W-2, Wage and Tax Statement · IRS, Employer Identification Number · IRS, Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC (rev. December 2026)
Impuestos sobre la Nómina
Cuando tiene empleados debe impuestos sobre la nómina además de los salarios. El FICA cubre el Seguro Social y Medicare; se reparte por partes iguales, así que el empleado y el empleador pagan cada uno la mitad. El FUTA es el impuesto federal de desempleo, pagado en su totalidad por el empleador. California agrega sus propios impuestos de nómina del empleador administrados por el EDD: el Seguro de Desempleo Estatal (SUI) y el Impuesto de Capacitación Laboral (ETT) los paga el empleador, mientras que el Seguro de Incapacidad del Estado (SDI) se retiene del pago del empleado. Debe depositar los impuestos federales que retiene según el calendario del IRS: la mayoría de los empleadores pequeños están en un calendario mensual, los más grandes en uno semisemanal, y omitir los depósitos genera penalidades.
Who pays which payroll tax, and at what rate
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La regla
FUTA is the employer's alone, 6.0% on the first $7,000 of each employee's wages, falling to 0.6% where the full 5.4% state credit applies.
Cuándo aplica — y cuándo no
- Social Security at 6.2% and Medicare at 1.45% are paid by employee and employer alike. Federal income tax and California SDI come out of the employee's pay.
- In California, Unemployment Insurance and the Employment Training Tax are employer contributions; SDI and state income tax are withheld from wages.
- The 5.4% credit shrinks in a state that has not repaid its federal unemployment loans. For tax year 2025 California's credit reduction is 1.2 percent, so a California employer's effective FUTA rate is 1.8%, not 0.6%.
- California's new-employer UI rate is 3.4 percent on the first $7,000 for two to three years. Experience-rated employers fall between 1.5 and 6.2 percent under the 2026 Schedule F+.
Contraste resuelto
| FUTA, statutory rate | 6.0% on the first $7,000 of each employee's wages |
| FUTA after the full 5.4% credit | 0.6% |
| FUTA for a California employer, tax year 2025 | 0.6% plus a 1.2% credit reduction, so 1.8% |
| California new-employer UI, 2026 | 3.4% on the first $7,000 |
Confusiones frecuentes
- The employer-only taxes are FUTA, California UI and ETT. SDI is not one of them, even though the employer is the one who remits it.
- 0.6% is a rate after a credit, not the statutory rate, and the credit is not automatic in every state or every year.
- The 1.5 to 6.2 percent band is the experience-rated schedule; the new-employer rate is a single figure inside it.
Fuente: IRS Tax Topic 759, Form 940 (FUTA) · IRS, Understanding employment taxes · IRS, Instructions for Schedule A (Form 940) for 2025 · EDD, Contribution Rates, Withholding Schedules, and Meals and Lodging Values · EDD, California State Payroll Taxes - Overview
Préstamos, Depreciación, Capital de Trabajo y PACE
Los contratistas piden prestado para comprar equipo o para cubrir desfases de efectivo. El interés simple es interés = capital x tasa x tiempo; un préstamo de $20,000 al 8% por 2 años acumula $20,000 x 0.08 x 2 = $3,200 de interés. La depreciación reparte el costo de un activo de larga duración, como una camioneta o una excavadora, a lo largo de los años en que se usa en lugar de gastarlo todo de una vez, lo que asocia el costo con el ingreso que ayuda a producir. El capital de trabajo es el activo corriente menos el pasivo corriente: el colchón de efectivo y casi-efectivo disponible para operar el día a día, y la razón corriente (activo corriente / pasivo corriente) mide la misma salud: una razón superior a 1.0 significa que puede cubrir las deudas a corto plazo. Por último, PACE (Energía Limpia Evaluada por Propiedad) es un programa de financiamiento de California que permite a los dueños de propiedades financiar mejoras de energía y agua que califiquen mediante una evaluación que se paga en su factura de impuestos sobre la propiedad; los contratistas que ofrecen trabajo financiado por PACE deben seguir reglas específicas de divulgación al consumidor.
The $25,000 bond is a fixed pool
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La regla
The contractor's license bond is $25,000, and that penal sum is the ceiling on everything recoverable from it: when claims exceed it, the bond is split among claimants in proportion to their claims.
Cuándo aplica — y cuándo no
- A judgment larger than the bond is not paid by the bond. The claimant may still pursue the contractor personally for the balance.
- On a claim for wages and fringe benefits the surety's aggregate liability is capped lower still, at $4,000.
- An unsatisfied final construction-related judgment triggers a separate bond: one sufficient to guarantee payment of all unsatisfied judgments, filed within 90 days of the board's notice or the license is suspended.
- The Bond of Qualifying Individual is a different $25,000 bond, required when the qualifier does not own at least 10 percent of the licensed entity.
Contraste resuelto
| Contractor's license bond, section 7071.6 | $25,000 |
| Bond of Qualifying Individual, section 7071.9 | $25,000, unless the qualifier owns 10 percent or more |
| Judgment bond, section 7071.17 | an amount equal to all unsatisfied judgments; 90 days to file |
| Surety's aggregate liability on a wage and fringe-benefit claim, section 7071.11 | $4,000 |
Confusiones frecuentes
- The bond is a fixed pool of money, not security that grows to match whatever judgment is entered.
- California has no CSLB recovery fund for general consumer claims, so a claim does not get routed to one.
- The Bond of Qualifying Individual answers a non-owner qualifier, not an unsatisfied judgment.
Fuente: Bus. & Prof. Code section 7071.6 · Bus. & Prof. Code section 7071.11(a) · Bus. & Prof. Code section 7071.17 · Bus. & Prof. Code section 7071.9
Working capital is a subtraction
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La regla
Working capital is current assets minus current liabilities, stated as an amount of money.
Cuándo aplica — y cuándo no
- Current means inside the year. Current assets are what the company expects to turn into cash within one year; current liabilities are what it expects to pay off within the year.
- The answer is an amount of money. Dividing the same two figures instead of subtracting them produces a ratio, which is a different measure and carries no dollar sign.
- The result can be negative. When the current liabilities are the larger of the two, working capital is a shortfall rather than a cushion.
Contraste resuelto
working capital = current assets - current liabilities
| Working capital | current assets less current liabilities, stated in dollars |
| Current assets | what the company expects to convert to cash within one year |
| Current liabilities | obligations the company expects to pay off within the year |
| The same two figures divided rather than subtracted | a ratio, a multiple rather than an amount of money |
Ejemplo resuelto — cifras supuestas
Suppose a company holds $90,000 of current assets against $60,000 of current liabilities: its working capital is $30,000.
Confusiones frecuentes
- Adding the two balances is not the calculation. The liabilities come off the assets.
- A dollar answer and a ratio answer are different measures, even though both are built from the same two balances.
- Either balance on its own is an input to the calculation, never its result.
Fuente: SEC, Beginners' Guide to Financial Statements · SEC, Beginners' Guide to Financial Statements (current liabilities) · SEC, Beginners' Guide to Financial Statements (current assets)
Last updated: September 2026
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