Finanzas Comerciales
Saber cómo organizar un trabajo, ponerle precio, controlar el dinero y pagar los impuestos es lo que mantiene vivo a un negocio de contratista. Este capítulo recorre la gestión del efectivo, la estimación, los estados financieros y las reglas fiscales federales y de California que todo contratista con licencia debe comprender.
Gestión del Flujo de Efectivo
El flujo de efectivo es el momento en que entra el dinero frente al momento en que sale, y es algo distinto de la ganancia. Un trabajo puede ser rentable en el papel y aun así dejarlo sin efectivo, porque debe pagar mano de obra, materiales y equipo semanas o meses antes de que el dueño le pague. Ese desfase de tiempo es la causa más común de que fracasen contratistas que por lo demás son saludables. La solución es la previsión: proyecte sus cobros y pagos esperados semana por semana para poder anticipar un déficit y conseguir un depósito, un pago por avance o una línea de crédito antes de que se convierta en una crisis.
Costeo de Obras: Costos Directos vs. Gastos Generales
El costeo de obras consiste en controlar exactamente cuánto le cuesta cada proyecto para saber si realmente generó dinero. Los costos directos (también llamados costos de obra o costo de ventas) son gastos que puede vincular a un trabajo específico: la mano de obra, los materiales, el alquiler de equipo, los permisos y los subcontratistas de ese trabajo. Los gastos generales son los costos de operar el negocio en su conjunto y no pueden vincularse a un solo trabajo: alquiler de oficina, sueldo del contador, seguros, el pago de su camioneta, publicidad y tarifas de licencia. Cada trabajo debe cargar una parte de los gastos generales, o el negocio pierde dinero aunque cada trabajo individual parezca rentable.
Estimación: Recargo (Markup) vs. Margen
El recargo y el margen agregan dinero sobre el costo, pero se calculan a partir de bases distintas y es fácil confundirlos. El recargo es la cantidad que se suma al costo, expresada como porcentaje del costo: precio = costo x (1 + recargo). El margen (margen de ganancia bruta) es la ganancia expresada como porcentaje del precio de venta: margen = (precio - costo) / precio. Para convertir, margen = recargo / (1 + recargo), y recargo = margen / (1 - margen). Ejemplo: un trabajo le cuesta $10,000 y aplica un recargo del 25%, así que cobra $12,500. Su ganancia es $2,500, pero como margen eso es solo $2,500 / $12,500 = 20%. Un recargo del 25% NO es un margen del 25%; ponerle precio como si lo fuera es una forma clásica de cotizar demasiado bajo.
Gastos Generales: Costos Fijos vs. Variables
Dentro de los gastos generales conviene separar los costos fijos de los variables. Los costos fijos se mantienen casi iguales sin importar cuánto trabajo haga: alquiler de oficina, seguro de responsabilidad, tarifas de licencia y fianza, personal de oficina asalariado. Los costos variables suben y bajan con el volumen de trabajo: combustible, mano de obra de campo por hora, materiales y tarifas de desecho. Entender esta división importa porque los costos fijos deben cubrirse todos los meses incluso en temporada baja, mientras que los costos variables se reducen cuando hay poco trabajo. Conocer sus gastos generales fijos mensuales le indica los ingresos mínimos que debe producir solo para mantener las puertas abiertas.
Analisis del Punto de Equilibrio
El punto de equilibrio es el nivel de ventas en el que los ingresos totales igualan exactamente los costos totales, de modo que la ganancia es cero. Por debajo de el pierde dinero; por encima obtiene ganancia. La formula es: ventas de equilibrio = costos fijos / (1 - razon de costo variable), donde la razon de costo variable es los costos variables divididos entre las ventas. Ejemplo: su empresa tiene $8,000 de costos fijos mensuales, y los costos variables son 60 centavos por cada dolar de ingreso (una razon de costo variable de 0.60). Ventas de equilibrio = $8,000 / (1 - 0.60) = $8,000 / 0.40 = $20,000 al mes. Debe facturar $20,000 cada mes antes de ganar un dolar de ganancia; la diferencia 1 - 0.60 = 0.40 es el margen de contribucion, la parte de cada dolar de venta que queda para cubrir los costos fijos.
Presupuesto, Planificacion y Variacion Presupuestaria
Un presupuesto es un plan escrito que estima los ingresos y gastos que espera durante un periodo futuro, generalmente un ano dividido en meses. Convierte las metas en numeros para que pueda decidir si puede costear equipo, contrataciones o publicidad. Una variacion presupuestaria es la diferencia entre lo que presupuesto y lo que realmente ocurrio. Una variacion favorable significa que gasto menos o gano mas de lo planeado; una variacion desfavorable significa lo contrario. El objetivo del analisis de variaciones no es asignar culpas sino encontrar la causa a tiempo: una variacion creciente en materiales, por ejemplo, puede indicar que es hora de volver a fijar los precios de sus cotizaciones.
El Balance General
Un balance general es una instantánea de lo que un negocio posee y debe en una fecha específica. Se construye sobre la ecuación contable fundamental: activos = pasivos + capital del propietario. Los activos son cosas de valor que la empresa posee: efectivo, cuentas por cobrar, herramientas, vehículos, inventario. Los pasivos son lo que la empresa debe: cuentas por pagar, préstamos, impuestos no pagados. El capital del propietario es lo que quedaría para el dueño si se vendieran todos los activos y se pagaran todas las deudas; es la participación del dueño en el negocio. Los dos lados siempre cuadran: cada dólar de activos está financiado por una deuda o por el propietario.
El Estado de Resultados y el Estado de Flujo de Efectivo
El estado de resultados (también llamado estado de pérdidas y ganancias) cubre un periodo de tiempo y muestra si obtuvo ganancia: los ingresos menos el costo de ventas dan la ganancia bruta, y la ganancia bruta menos los gastos generales y otros gastos dan la ganancia neta. El estado de flujo de efectivo también cubre un periodo y muestra dónde se movió realmente el efectivo: de las operaciones, de las inversiones y del financiamiento. Los dos responden preguntas distintas: el estado de resultados dice si el negocio fue rentable, mientras que el estado de flujo de efectivo dice si el negocio realmente tuvo efectivo en mano. Una empresa puede mostrar ganancia neta y aun así quedarse peligrosamente baja de efectivo.
Contabilidad de Efectivo vs. Devengado; Porcentaje de Avance
Hay dos métodos contables básicos. Con la contabilidad de base de efectivo se registran los ingresos cuando realmente se recibe el dinero y los gastos cuando realmente se pagan: simple, y común entre los contratistas pequeños. Con la contabilidad de base de devengado se registran los ingresos cuando se ganan y los gastos cuando se incurren, sin importar cuándo cambia de manos el efectivo: requerida por GAAP y por muchos negocios más grandes o incorporados. Para proyectos de construcción largos, de varios años, la contabilidad de devengado suele usar el método de porcentaje de avance: se reconoce el ingreso gradualmente a medida que el trabajo progresa. Si un contrato de $400,000 está 30% completo, se registran $120,000 de ingreso para ese periodo en lugar de esperar al pago final, lo que da una imagen mucho más precisa de un trabajo en curso.
Impuestos Federales y Estatales
Un contratista con empleados necesita un Número de Identificación del Empleador (EIN) federal del IRS para presentar impuestos comerciales, manejar la nómina y abrir cuentas bancarias comerciales. Los trabajadores deben clasificarse correctamente: un empleado recibe un W-2 que muestra los salarios y los impuestos retenidos, mientras que un verdadero contratista independiente al que se le paguen $600 o más en un año recibe un 1099-NEC y paga su propio impuesto de trabajo por cuenta propia. Como no se retiene impuesto de sus propios retiros, los contratistas autónomos y las corporaciones deben hacer pagos de impuestos estimados trimestrales: federales al IRS, de California a la Junta de Impuestos de Franquicias, generalmente con vencimiento el 15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre y 15 de enero. En California, el empleador también se registra para obtener un Número de Cuenta del Empleador con el Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD) para reportar salarios y pagar los impuestos estatales sobre la nómina.
Impuestos sobre la Nómina
Cuando tiene empleados debe impuestos sobre la nómina además de los salarios. El FICA cubre el Seguro Social y Medicare; se reparte por partes iguales, así que el empleado y el empleador pagan cada uno la mitad. El FUTA es el impuesto federal de desempleo, pagado en su totalidad por el empleador. California agrega sus propios impuestos de nómina del empleador administrados por el EDD: el Seguro de Desempleo Estatal (SUI) y el Impuesto de Capacitación Laboral (ETT) los paga el empleador, mientras que el Seguro de Incapacidad del Estado (SDI) se retiene del pago del empleado. Debe depositar los impuestos federales que retiene según el calendario del IRS: la mayoría de los empleadores pequeños están en un calendario mensual, los más grandes en uno semisemanal, y omitir los depósitos genera penalidades.
Préstamos, Depreciación, Capital de Trabajo y PACE
Los contratistas piden prestado para comprar equipo o para cubrir desfases de efectivo. El interés simple es interés = capital x tasa x tiempo; un préstamo de $20,000 al 8% por 2 años acumula $20,000 x 0.08 x 2 = $3,200 de interés. La depreciación reparte el costo de un activo de larga duración, como una camioneta o una excavadora, a lo largo de los años en que se usa en lugar de gastarlo todo de una vez, lo que asocia el costo con el ingreso que ayuda a producir. El capital de trabajo es el activo corriente menos el pasivo corriente: el colchón de efectivo y casi-efectivo disponible para operar el día a día, y la razón corriente (activo corriente / pasivo corriente) mide la misma salud: una razón superior a 1.0 significa que puede cubrir las deudas a corto plazo. Por último, PACE (Energía Limpia Evaluada por Propiedad) es un programa de financiamiento de California que permite a los dueños de propiedades financiar mejoras de energía y agua que califiquen mediante una evaluación que se paga en su factura de impuestos sobre la propiedad; los contratistas que ofrecen trabajo financiado por PACE deben seguir reglas específicas de divulgación al consumidor.