Theo quy tắc tài liệu hồ sơ yêu cầu bồi thường trong Tiêu đề 10 CCR §2695.3, một công ty bảo hiểm phải duy trì các tài liệu hồ sơ yêu cầu bồi thường theo hình thức:

Giải thích

Tiêu đề 10 CCR §2695.3 yêu cầu hồ sơ yêu cầu bồi thường của mỗi người được cấp phép phải chứa tất cả các tài liệu, ghi chú và giấy tờ làm việc (bao gồm cả thư từ) hợp lý liên quan đến yêu cầu bồi thường, với mức độ chi tiết đủ để có thể tái dựng các sự kiện liên quan và ngày tháng của các sự kiện đó. Thời gian lưu giữ ít nhất là năm năm (hoặc lâu hơn khi luật yêu cầu).